Im Mehrfamilienhaus sammeln sich kleine Aufgaben, während Eigentümer oder Verwaltung immer wieder einzelne Dienstleister koordinieren müssen. Ein Hausmeisterservice entlastet dann, wenn Aufgaben, Meldungen und Entscheidungswege von Anfang an geklärt sind.
Kurz beantwortet
- Welche Aufgaben kann ein Hausmeisterservice übernehmen? Dazu können Objektkontrollen, Schlüsselservice, vereinbarte Pflegeaufgaben und die Koordination von Handwerkern gehören. Der tatsächliche Umfang wird für das Gebäude festgelegt.
- Ist Reinigung automatisch eingeschlossen? Nein, sie sollte ausdrücklich mit Flächen, Tätigkeiten und Intervallen vereinbart werden. Dasselbe gilt für Winterdienst und zusätzliche Arbeiten bei einem Mieterwechsel.
- Darf ein Hausmeisterservice sämtliche Reparaturen ausführen? Nein. Handwerkliche Arbeiten können besondere Qualifikationen und Berechtigungen erfordern; zuständige Fachbetriebe müssen entsprechend einbezogen werden.
- Ersetzt ein Hausmeisterservice die Hausverwaltung? Die praktische Betreuung vor Ort ist ein eigener Aufgabenbereich. Kaufmännische Verwaltung, Abrechnungen und Entscheidungen der Eigentümer werden dadurch nicht automatisch übernommen.
Mit den Aufgaben beginnen, die im Haus tatsächlich anfallen
Sammeln Sie zunächst, welche Arbeiten regelmäßig nötig sind und wo es bisher zu Unklarheiten kommt. Geht es um die Kontrolle gemeinschaftlicher Bereiche, den Zugang für Handwerker oder eine Betreuung zwischen zwei Mietverhältnissen?
Beschreiben Sie jede Aufgabe so, dass sie im Alltag nachvollziehbar ist. Bei einer Objektkontrolle sollten die zu prüfenden Bereiche feststehen. Für Reinigung braucht es zusätzlich die konkrete Beschreibung der Flächen und Tätigkeiten.
Ein pauschales „kümmert sich um das Haus“ reicht als Arbeitsgrundlage kaum aus. Auch Bewohner sollten wissen, an wen sie welche Anliegen melden können.
Regelmäßige Betreuung und Einzelaufträge auseinanderhalten
Ein vereinbarter Kontrollgang ist eine wiederkehrende Leistung. Eine Kellerentrümpelung nach einem Auszug ist dagegen ein eigener Auftrag. Wenn beides im selben Objekt ansteht, sollten Umfang und Vergütung trotzdem eindeutig bleiben.
Halten Sie in der Vereinbarung fest:
- welche Aufgaben regelmäßig ausgeführt werden;
- welche Leistungen nur nach zusätzlicher Beauftragung erfolgen;
- wer den Zugang ermöglicht und Schlüssel verwaltet;
- wer Zusatzkosten freigeben darf;
- wie erledigte Aufgaben und Auffälligkeiten gemeldet werden.
Wenn mehrere Eigentümer beteiligt sind, braucht der Dienstleister eine klare beauftragende Stelle. Die nötigen Beschlüsse und Befugnisse werden auf Eigentümer- beziehungsweise Verwaltungsseite geklärt.
Bei Reparaturen zählt die passende Zuständigkeit
Der Hausmeisterservice kann eine Störung bemerken, melden und einen abgestimmten Handwerkertermin ermöglichen. Daraus folgt nicht, dass er jede Reparatur selbst ausführen darf oder dass diese im Betreuungspreis enthalten ist.
Gerade bei Elektro-, Heizungs- und anderen technischen Arbeiten muss die zuständige Fachfirma eingebunden werden. Legen Sie deshalb fest, wer sie beauftragt und welche Informationen sie erhalten soll.
Eine Sichtkontrolle ist keine vorgeschriebene technische Prüfung. Wartungs- und Prüftermine für Anlagen brauchen eine gesonderte Zuständigkeit und dürfen im Betreuungsplan nicht untergehen.
Meldungen so organisieren, dass jemand handeln kann
Eine Nachricht wie „im Keller stimmt etwas nicht“ führt zu Rückfragen. Hilfreicher sind Ort, Zeitpunkt und eine konkrete Beobachtung, gegebenenfalls mit Foto. Dazu sollte feststehen, wer die Meldung erhält und welche Entscheidung als Nächstes nötig ist.
Vereinbaren Sie auch, wie außerhalb der regulären Betreuung vorzugehen ist. Eine regelmäßige Objektbetreuung enthält nicht automatisch einen jederzeit verfügbaren Notdienst.
Ihr nächster Schritt: Stellen Sie die wiederkehrenden Aufgaben und bisherigen Engpässe Ihres Hauses zusammen. Experte 360° stimmt mit Ihnen ab, welche praktische Betreuung vor Ort übernommen und wie sie mit weiteren Objektleistungen verbunden werden kann.